Certificering - Betingelser

Forretningsbetingelser

REGLER FOR CERTIFICERING AF LEDELSESSYSTEMER

INTRODUKTION
Foreliggende regler vedrører akkrediteret auditerings- og certificeringsvirksomhed hos INTERTEK DANMARK, der er agent for Intertek Semko Certification AB, der er akkrediteret iht. de svenske akkrediteringsmyndigheder SWEDAC (Swedish Accreditation Board). Reglerne er tilpassede, da auditering og certificering af virksomheder og organisationer sker iht. et eller flere af følgende standarder: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO 22000:2005, ISO 26000, ISO 27001, OHSAS 18001:2007, SQAS, EMAS, BRC, GTP og IFS. Tillægsregler for certificering af GMP+ og MSC er specielt nævnt i afsnit 7 og 8. Derudover udføres der også 2. parts audits og leverandøraudits.

Vor certificering omfatter kun virksomhedens ledelsessystem for de produkter og tjenester, som virksomheden varetager og berører ikke certificering af de enkelte produkter eller tjenester. Alle virksomheder/organisationer etc. har på samme vilkår adgang til de tjenester vi tilbyder ved certificering af ledelsessystemer.

CERTIFIKAT

1.1

Certifikat udfærdiges til ansøgeren når det gennem auditering er verificeret, at virksomhedens ledelsessystem er i overensstemmelse med de i bestillingen angivne standarder eller forskrifter, samt at ansøgeren forpligter sig til at følge disse regler. Normalt udfærdiges certifikatet i original på dansk alternativt engelsk.

1.2	Certifikatets gyldighed kan, bl.a. afhængig af ledelsessystemet, begrænses til visse virksomheds- eller produktområder, afdelinger etc. hos virksomheden. Certifikatet må ikke overdrages til andre virksomheder /organisationer.

1.3

Certifikatet gælder indtil videre i en treårsperiode under forudsætning af, at kravene i vore regler for certificering af ledelsessystemer, samt kravene iht. gældende standarder eller forskrifter opfyldes. Med resultaterne fra gennemførte opfølgende auditeringer, som baggrund, bedømmes forudsætningerne regelmæssigt og der træffes beslutning om fortsat gyldighed for certifikatet. Hvert tredje år opsummeres disse bedømmelser og en totalbedømmelse foretages. Angående behovet for ny certificering, se afsnit 3.2. Opsigelse af indgået overenskomst om certificering kan af begge parter ske med en opsigelsestid på tre måneder. Tilbagekaldelse/inddragelse af certifikat sker iht. afsnit 4.

1.4	Certificering iht. standarder eller forskrifter hindrer ikke, at myndigheder foretager inspektion og tilsyn, der kan indebære at myndighederne efter behov kan gribe ind med tvangsmidler.

1.5

Den certificerede organisation har ret til i sin markedsføring eller i anden ekstern kommunikation at udnytte det faktum, at certificering har fundet sted. Budskabet skal dog udformes så det ej kan opfattes som, at leverede produkter eller tjenester er certificeret. Derfor må vort certificeringslogo ikke sættes på produkter eller emballager – heller ikke på prøverapporter eller kalibreringsbeviser. Se nærmere i efterfølgende oversigt.

	På produkter Se note 1*	På større kasser osv., der anvendes til transport af produkter, se note 2*	I brochurer osv. til reklameformål
Uden beskrivelse	Ej tilladt	Ej tilladt	Tilladt
Med beskrivelse, se note 3*	Ej tilladt	Tilladt	Tilladt

1* Kan være et produkt i en individuel indpakning, kasse, container osv. Gælder også for prøver, analyser og kalibreringsrapporter
2* Kan være en emballage/karton eller lign. som ikke når frem til slutbrugeren
3* Anvendes tilsammen med en tydelig beskrivelse af typen f.eks. "dette produkt er fremstillet i en virksomhed, hvis kvalitets-/miljøledelsessystem er certificeret iht. ISO 9001/14001”

CERTIFIKATINDEHAVERENS ANSVAR

2.1	For at få og beholde et certifikat forpligter den certificerede virksomhed/organisation sig til at:

Oprette et dokumenteret ledelsessystem iht. et eller flere af kravene (se afsnittet Introduktion), samt at vedligeholde det ledelsessystem for hvilket certifikatet er udstedt.
Give vore auditorer adgang til lokaler og anlæg, hvor aktiviteter inden for rammerne af certificeringen udføres.
Sikre at ansvarligt personale står til rådighed under auditeringer og ligeledes står til rådighed med oplysninger og relevant dokumentation.
Informere vore auditorer om sager, som har relevans for bedømmelse af ledelsessystemet.
Dokumentere og besvare eventuelle klager og kundereklamationer, samt på baggrund heraf foretage korrigerende handlinger, som vedrører det certificerede ledelsessystem, samt på opfordring lade os få indsigt i denne dokumentation.
Anmelde forandringer i virksomhedens organisation til os. Forandringer som eventuelt kan føre til en fornyet bedømmelse. Omfanget af en eventuel ny bedømmelse afgøres af os. En eventuel fornyet bedømmelse betales af certifikatindehaveren.
Anmelde til os, hvis virksomheden overtages af anden virksomhed eller hvis virksomheden ophører eller på anden vis forandres inden for den del af virksomheden, som certificeringen gælder.
Omgående informere os om eventuelle lovovertrædelser, f.eks. miljøfarlige udslip i større mængder end tilladt eller overtrædelser af fødevare-/arbejdsmiljølovene.
Anerkende tilsvarende certifikat hos andre virksomheder. Certifikatindehaveren er dog ikke pligtig til at afstå fra egen bedømmelse af et INTERTEK DANMARK certificeret ledelsessystem, hvis en sådan bedømmelse anses for nødvendig.

2.2	Ved annullering af bestilte ydelser har vi ret til erstatning iht. følgende:

-	mere end 30 dage før auditeringen,	ingen afgift
-	mindre end 30 dage før auditeringen,	50% af auditeringsbeløbet
-	mindre end 14 dage før auditeringen,	100 % af auditeringsbeløbet

2.3	I og med bestilling af certificering anses den ansøgende virksomhed/organisation for at have godkendt disse regler.

CERTIFICERINGSORGANETS ANSVAR

3.1	For at færdiggøre opgaven skal certificeringsaktiviteterne udføres iht. den aftalte plan.

3.2	Opfølgende auditering sker 1 gang alternativt 2 gange per år. Yderligere auditeringer kan udføres når vi anser det for at være påkrævet eller på opfordring fra certifikatindehaveren. Recertificering udføres normalt hvert tredje år. Ved GTP, BRC og IFS dog hvert år.

3.3	Vi forpligter os til at behandle al information, som virksomheden stiller til vor rådighed som fortroligt. Fortrolighedserklæring findes i underskreven stand mellem os og samtlige tilknyttede medarbejdere.

TILBAGEKALDELSE/INDDRAGELSE AF CERTIFIKAT

4.1	Vi kan med umiddelbar virkning tilbagekalde udstedt certifikat iht. punkt 4.3. Vi kan også, efter en bedømmelse i hvert enkelt tilfælde, midlertidigt tilbagekalde certifikatet til det, efter eventuelle anmærkninger, er rettet inden for en angiven tidsfrist.

For at undgå eventuelle misforståelser, og give virksomheden mulighed for at forbedre sine systemer, sker en sådan tilbagekaldelse først efter en indgående dialog med pågældende certifikatindehaver.

4.2	Vi har ret til at offentliggøre beslutninger om definitive eller temporært tilbagekaldelser af certifikat. Når certifikatet tilbagekaldes slettes certifikatindehaveren fra fortegnelsen over certifikatindehavere.

Certifikatindehaveren har, hvis certifikatet tilbagekaldes, ret til at klage over dette, se afsnit 5.

4.3	Årsager til tilbagekaldelse kan f.eks. være:

At virksomheden alvorligt forbryder sig mod de regler, som gælder for certificeringen. Herunder at virksomheden ikke opfylder kravene i gældende miljø-, fødevare- og/eller arbejdsmiljølove.
At en stor afvigelse konstateres ved en opfølgende auditering og at korrigerende handlinger på denne afvigelse ikke kan forventes. Herunder manglende vilje til at gennemføre korrigerende handlinger, som af os er forelagt certifikatindehaveren.
At certifikatet udnyttes til et højere kvalitetsniveau end det certifikatet er udfærdiget til eller for virksomheder, som ikke er blevet auditeret. Herunder misbrug af eller misvisende henvisninger til certifikatet og certificeringsmærket i f.eks. reklamemateriale.
At ufuldstændige eller usande oplysninger bliver givet ved certificeringsaudits eller opfølgende audits. Herunder at fortielser af væsentlige tilkommende forandringer af organisation og af ledelsessystemet forekommer.
At der ikke, inden for et rimeligt tidsperspektiv, bliver igangsat effektive tiltag for at besvare kundereklamationer.
At der er manglende betalinger til os. Herunder konkurs eller ophør af virksomheden.

4.4	Certifikatindehaveren skal efter inddragelse af certifikatet umiddelbart tilbagelevere dette til os, samt tilse at alle henvisninger til eller omtale af certificeringen annulleres. Er dette ikke sket inden 6 måneder fra inddragelsen af certifikatet vil retslige tiltag blive overvejet.

ANKEMULIGHEDER

5.1

Beslutninger vedrørende certificering kan ankes af den auditerede virksomhed/organisation. Ligeledes kan synspunkter vedrørende certificerings-komitéens sammensætning ankes. Anker og synspunkter skal sendes skriftligt til certificeringschefen, som klargør anken og præsenterer den for certificerings-komitéen.

5.2	Anke skal ske inden 6 uger fra beslutningsdatoen.

5.3	I ventetiden på vor behandling af anken gælder de tidligere af os informerede beslutninger.

5.4	Beslutninger i certificeringskomitéen er endegyldige.

CERTIFICERINGSORGANETS ANSVAR

6.1	Auditorerne udvælges under hensyn til gældende regler, dvs. hvad der vedrører uafhængighed og objektivitet. Virksomheder, som ansøger om certificering, har dog ret til at, med angivelse af årsag, at afvise en foreslået auditor.

Auditorer kan ikke afvises under et auditeringsforløb.

6.2	Hvis virksomheden har velbegrundede indvendinger mod en auditors kvalitet og objektivitet og indvendingerne godkendes af os, gennemfører vi omkostningsfrit en efterauditering ved hjælp af andre auditorer.

6.3

Vi er ikke ansvarlige hvis tredje part helt eller delvist udsteder certifikat og baserer sine bestillingsvilkår på dette forhold. Det samme gælder ved erstatningspåkrav fra kunder til certifi¬katindehavere, hvor kundernes forventninger med hensyn til kvalitet ikke er blevet indfriet eller i de tilfælde, hvor vort certifikat ej godkendes som bevismateriale ved tvister angående f.eks. produktansvar.

TILLÆGSBETINGELSER FOR GMP+ CERTIFICERINGER

7.1	Audit indhold og –frekvens - Frekvensen og indholdet af GMP+- audits udføres i henhold til reglerne fra GMP+ International. Ændringer i processer/indhold auditeres straks. Der findes følgende typer GMP+ audits:

Certificeringsaudit
Opfølgningsaudit
Recertificering
Witness-audit, hvor vor auditor arbejder sammen med en auditor fra GMP+ International i Holland
Parallel-audit, hvor auditor fra GMP+ International selv foretager audit – uden beregning

7.2	Informationer - Vi godkender, at de informationer/data som INTERTEK DANMARK noterer under audit sendes videre til GMP+ International i digital form. Opbevaring af de elektroniske filer og skrevne dokumenter er max 6 år.

TILLÆGSBETINGELSER FOR MSC CERTIFICERINGER

8.1	Frekvensen og indholdet af MSC audits udføres i henhold til reglerne fra Marine Stewardship Council (MSC). Ændringer i processer/indhold auditeres straks.

8.2	Udstedelse af certifikat sker i henhold til de regler fremsat af MSC.

8.3	INTERTEK DANMARK forbeholder sig ret til at udføre uregelmæssige audits eller gennemse dokumenter i relation til de certificerede produkter udover de fastsatte opfølgningsaudit. Disse audits vil blive meddelt kunden kort tid før gennemførelse.

8.4	Ansøgere af MSC modtager en pakke med relevant information og betingelser for certificering og brug af logoer ved forespørgsel om MSC certificering.

8.5	Informationer – Vi godkender, at de informationer/data som INTERTEK DANMARK noterer under audit bliver videregivet til MSC og publiceret på MSC’s hjemmeside.

REVIDERING AF BESTEMMELSER OG STANDARDER

9.1	Vi forbeholder os ret til at ændre disse regler med umiddelbar virkning – eksempelvis som følge af ændrede standarder/forskrifter og/eller akkrediteringsregler.

9.2	Hvis en standard, hvorpå et certifikat er baseret, bliver revideret, kræves der, for at certifikatets gyldighed kan forlænges, at certifikatindehaveren forpligter sig til at opfylde kravene i den reviderede standard.

Certifikatindehaveren skal dog gives en rimelig tid til omstilling til den reviderede standards krav, hvis der ikke af en eller anden grund foreligger andre tiltag.

Er forandringerne i standarden eller virksomhedens ledelsessystem store, kan en ny bedømmelse blive nødvendig. Eventuel fornyet bedømmelse bekostes af certifikatindehaveren.